份号即公函印制的次第号，涉密公函标示份号有利于加强公函的处理，便于掌握公函的去向。按照《法令》规矩，公函份号在公函主页左上角用阿拉伯数字标示。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，假如是两位数的文件共20号，则从0001号开端编码，一向编列到0020号；假如是四位数的文件共2012号，则从000001号开端编码，一向编列到002012号。
上行文应当标示签发人名字。不相同的层次的文件签发人不同。假如是以市委文件方法上报省委的公函，签发人便是市委书记；假如是以市政府或省直部分文件上报省政府的公函，签发人便是市长或部分的一把手。现在常常会呈现签发人不标准的现象：有的是上报公函不标示签发人；有的是联合上报公函时只标示主办部分的负责人而不标示其他协办部分负责人；有的是签发人标示不标准，摆放不规整，签发人名字不必楷体而运用黑体或许仿宋体等。
在咱们触摸的公函中，主送机关标示存在的问题大多数表现在违背《法令》行文规矩的有关法律法规上：一是多头请示，如有的市政府向省委、省政府一起报送“请示”，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送状况，形成上级机关穿插指示，给公函处理带来极大不方便。二是不按从属联系行文，把不相从属的两个上级机关并排随意主送，如省直某部分给省政府报送陈述主送“省政府并国家×××部”。对待这样的上报公函，陈述事项为主的上级机关用主送，陈述事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相从属的上级机关并排主送。三是违背党政分隔的准则，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关赞同就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部分给省政府报送公函写“省政府并×××省长”。
正文是公函的主体和中心部分，用来表述公函的内容。公函主页应当显现公函的正文。特别是有的联合行文公函标题很长，占有了公函主页的大部分篇幅，这样就要调整标题内容，必要时可以减缩标题字数，把公函主页留出一些空间来写正文内容，避免公函主页只需标题没有正文的状况。公函正文表述中需求掌握以下几个要点。
附件阐明是公函附件的次第号和称号。在正文之下空一行左空两字方位编列“附件”二字，后边标全角冒号和附件称号。假如有多个附件，则顺次独自成行向下摆放。不管是上报公函仍是下发公函，常常会呈现的问题有：一是公函中带有附件，却漏标附件阐明；二是附件阐明标示不标准，如有的附件次第号用汉字标示（运用阿拉伯数字），有的尽管用阿拉伯数字标示但后边用顿号分隔，有的附件称号后加句号（附件称号后边不加标点符号），有的附件称号较长转行后顶格摆放（应与上行附件称号的首字对齐）。
发文机关署名要用机关全称或标准化简称。现在有些上报公函或下发公函没有按照《法令》要求标示发文机关署名，有的发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关称号不一致、不标准，有的只盖部分公章不署名，有的成文日期用汉字标示（应为阿拉伯数字）。如某厅上报公函的标题用全称，而发文机关署名却用简称；某局下发的文件标题是“关于××××××作业的告诉”，署名却是某局办公室；还有的部分给下级单位下发告诉，以部分名义发文，署名却是部分的某个事务处。上述这些机关署名不标准的问题，均应予以纠正。
公函的成文日期要署会议经过或许发文机关负责人签发的日期，联合发文要署最终签发机关负责人签发的日期。这儿要掌握好两点：一是没有主送机关和发文机关署名的公函，成文日期加括号标示在标题下方；二是有主送机关和发文机关署名的公函，标示在发文机关署名下一行。成文日期不管用哪一种方法标示，都要用阿拉伯数字标示。标示的年、月、日均用全称，年、月、日不编虚位，不简称。如“2012年8月6日”，不能写成“12年08月06日”。
公函中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公函和电报可以不加盖印章。各级机关在印章运用方面不标准的现象较为遍及：有的用印方位比较随意，不居中、不规矩、不清楚、不标准；有的联合行文用印时，印章相交或相切；有的联合行文只盖主办部分的印章而不盖协办部分的印章；有的印章与发文机关标志不符。
按照《党政机关公函格局》国家标准的规矩，关于加盖印章的公函，单一机关行文时，成文日期右空四字编列，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编列，印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下方位，印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时，应将各发文机关署名按照发文机关次第规整摆放在相应方位，并将印章一一对应、规矩、居中下压发文机关署名，最终一个印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间摆放规整、互不相交或相切。
关于不加盖印章的公函，单一机关行文时，在正文或附件阐明下空一行右空两字编列发文机关署名，在发文机关署名下一行编列成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期善于发文机关署名，应使成文日期右空两字编列，并相应添加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编列主办机关署名，其他发文机关署名顺次向下编列。
抄送机关是指除主送机关外需求履行或许知晓公函内容的其他机关，应当运用机关全称、标准化简称或许同类型机关总称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相从属机关。抄送机关的摆放次第一般按机关性质和从属联系确认。详细摆放上，按照先上级机关、再平级机关、后下级机关的次第。抄送单位一般不写领导机关或部分负责同志个人。
这儿是指公函页数次第号。作业中常见的公函页码的标示有两种。一种是公函正文包含几个附件，且都是正文的组成部分，这样就必须把一切附件内容列入整个公函的全体部分，一致编列页码，印刷版记标在公函的最终。如领导干部出访的请示，包含请示内容、出访代表团人员名单、出访国家邀请函、出访国家大使馆来电等内容，都必须作为整个请示的全体内容一致编列页码，不能独自列出附件。另一种是公函有几个附件，各有其独立性，或是独自排版，或是独自装订，这时，附件不与公函正文一致编列页码，而需另编页码。
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